Nasazujeme vlastní systém evidence práce

V pondělí jsme v TRITON IT nasadili do provozu první část našeho interního informačního systému. Konkrétně modul zodpovědný za vykazování a evidenci práce. Opustili jsme tak Redmine po cca čtyřech letech jeho intenzivního používání. A nahradili ho vlastní aplikací.

Proč jsme používali Redmine

V čem nám Redmine nedostačoval

Od samého začátku jsme se v Redmine potýkali s příliš zdlouhavým vykázováním práce napříč klienty (hodně kliků). Celková délka zdržení se během let prohlubovala s rostoucím počtem kolegů a klientů. Postupem času jsme od Redmine začali požadovat funkce, které neumožňoval. To vygradovalo počátkem tohoto roku při auditování TRITON IT Jakubem Jánským. Jakub zavedl či překopal procesy plánování práce, sestavování rozpočtů, mzdy, fakturace. Dále zavedl číselníky pro střediska a služby. Zavedl kategorizaci nákladů a změnil způsob jejich evidence. Začal dělat manažerské účetnictví. Na vše nám chyběl ucelený nástroj. Redmine nám totiž neumožňoval:

1. Plánovat práci. Šablony plánů jsme si vytvořili na sdíleném disku. Tyto šablony si kolegové vyplňovali. Po dokončení úkolů jsme si však všichni museli práci ještě vykázat do Redmine, aby z něj šli vytáhnout podklady pro mzdy a fakturace.
2. Evidovat mzdy a generovat mzdové podklady. Vedoucí středisek vytahávali hodiny pro mzdy z Redmine do externích dokumentů, doplňovli je sazbami a zasílali účetnímu oddělení.
3. Aplikovat bonusy a malusy a vést o tom evidenci. Vše se řešilo na telefonech mezi společníky a účetním oddělením.
4. Evidovat a přiřazovat kolegům benefity. Evidence je zatím roztříštěna mezi Luckou zodpovědnou za HR a účetním oddělením. Opět několik různých excelů.
5. Sestavovat podklady pro fakturace. Accounti zatím exportují hodiny z Redmine a sestavují excelové sheety s podklady pro fakturace, které na disku sdílí účetnímu oddělení. 
6. Vyhodnocovat tržby a náklady. Všechna potřebná data jsou každý měsíc exportována z Redmine a ABRA Flexi Bee a nelávána do ohromného excelu. Ve kterém Jakub připravuje vyhodnocení hospodaření.
7. Mít všechny číselníky na jednom místě. Všechny výše uvedené kroky vyžadují číselníky, které bylo nutné držet aktuální na několika místěch současně.
8. Přidělovat role a oprávnění. S rostoucí agendou bylo čím dál tím složitější organizovat dokumenty na disku tak, aby měla každá role přístup k tomu, co potřebuje.
9. Integrovat s jinými aplikacemi. Chyběla nám schopnost integrovat naši evidenci s jinými aplikacemi a provádět automatické importu a exporty.
10. Mít pod jediným loginem všechny firmy. 

Proč jsme se rozhodli vytvořit si vlastní systém

Důvod 1: Mít vše na míru. Za roky naší existence jsme si vychytali workflow, které nám při naší práci vyhovuje nejlépe. To jsme zkombinovali s know how, které k nám přinesl Jakub Jánský ze skupiny kolem rodiny Havrdovi, dnešní Arbol capital. A to jsme potřebovali optimalizovat a převést do aplikace, které bude vyhovovat přesně našim potřebám. 

Důvod 2: Naší dlouhodobou ambicí je budovat holdingovou strukturu kolem naší společnosti BGU. Postupně pod ní konsolidovat naše veškeré podnikatelské aktivity. Kromě MISURA na ni napojit i TRITON IT a WebMedea services. A do dalších naších startupových investičních projektů už vstupovat jednotně přes BGU. TRITON IT bude jedna z obslužných firem, která bude zodpovědná za vývoj SW a výkonnostní marketing. Každá ze současných i těch budoucích firem bude potřebovat evidovat práci a náklady, vést manažerské účetnictví. Současným na trhu dostupným aplikacím bychom se kvůli jejich licenčním politikám nedoplatili. 

První dojmy